Nos quejamos del poco tiempo que tenemos para realizar las tareas diarias, ya sea en el trabajo o en aquellas acciones cotidianas. Aunque se crea que no, hay maneras de controlar el tiempo de forma eficaz. El tiempo actual se traduce en 24 horas al día, 144 minutos, y 86.400 segundos. Números clave que hay que tener en cuenta para saber aprovecharlo y organizarlo correctamente.
Está claro que cada uno debe trazarse una gestión del tiempo a medida, pero hay reglas universales. Una de estas es la de Vilfredo Pareto, que dio a conocer la ley de Pareto aplicada a la gestión del tiempo, en la cual se establece que el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80 % del tiempo produce solo el 20% de los resultados.
Según esta ley, es importante que nos centremos en el 20% de las tareas que nos producirán el 80% de los resultados. Dar importancia y resolver las tareas prioritarias hará ganar tiempo y productividad, puesto que si hay una lista larga de cosas a realizar, dos de estas bien hechas, van a tener el mismo valor que el resto juntas.
Por otro lado, la Ley de Parkinson establece que trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas, supone un elevado riesgo. El reto, entonces, es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo a cada tarea.
Consejos útiles para controlar mejor tu tiempo y organizarlo adecuadamente
Tareas importantes
Según estas leyes y de forma general, muchas investigaciones llegan a la conclusión de que debemos empezar el día con aquellas tareas que son más importantes y complejas. Y luego ir haciendo el resto, se harán con más rapidez y ganaremos tiempo al estar ya hechas aquellas más engorrosas y sobre todo prioritarias.
Buena organización en el trabajo
Una buena gestión del tiempo en el ámbito laboral pasa por una excelente organización de este. Y no solamente en las tareas a hacer sino también en el ambiente, la ordenación del escritorio, y la relación con los compañeros de trabajo.
Fijarse unos objetivos servirá para saber que es importante y lo que no es tanto a fin de gestionar las tareas importantes para alcanzar estas metas.
Eficacia y eficiencia
Estos conceptos sirven para controlar el tiempo en distintos niveles, también en nuestra vida personal. Según la Junta de Andalucía, la eficiencia se basa en hacer las cosas bien, pero no garantiza resultados. Se limita a hacer bien lo que se hace.
En cambio, la eficacia consiste en hacer lo que realmente hay que hacer. Por ello las personas eficaces sabe qué hacer en cada momento, cómo llevarlo a cabo, y los resultados a alcanzar.
No interrumpir tareas
Una manera de ser productivos y de medir el tiempo que empleamos para realizar cada tarea es no interrumpirlas. Destinar el tiempo que se ha establecido para esta acción sin que otra se interponga es la mejor manera de gestionarla.
Actualmente muchas acciones podrían hacerse más rápido si no se interrumpieran. Es decir, debemos centrarnos en empezarla, desarrollarla y acabarla y no dejarla para más adelante.
Planificar tarea/tiempo
Dejar al azar una acción solo nos va a lleva a alargarla en el tiempo. Por este motivo es tan importante la planificación, una buena costumbre que debe seguir haciéndose porque su finalidad es reducir el campo de la incertidumbre.
Muchas personas no planifican porque no tienen tiempo, pero realmente el tiempo se irá si no lo planificamos antes. Es bueno realizar un programa de actividades diarias y semanales, además de las mensuales. Establecer prioridades para seguir con los objetivos y tareas fijadas.
La delegación
Muchas veces la gestión del tiempo se escapa porque queremos hacerlo todo y a la vez. No somos máquinas y ya hemos especificados que el día tiene 24 horas. Este motivo hace que otras personas puedan realizar determinadas tareas que en un inicio se asimilan como propias, gracias a la delegación de éstas.
Para que esto no reste tiempo en vano, es importante que la persona que se encargue de hacer esta tarea sepa exactamente qué debe hacer y sea un profesional de ello. Ganaremos tiempo.
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